<div dir="ltr"><div class="gmail_quote"><br><br><br><div lang="EN-US" link="#0563C1" vlink="#954F72"><div><p class="MsoNormal">Fellow Treasurers:<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Several months back, our district was identified by ODE for a desk compliance and on site monitoring review of our Title 6B program. We had been given a checklist of information to provide during the desk compliance (external monitoring) part of the review. Several of the checklist items concerned me at the time specifically requests for our Time and Effort Policy (we did not have one at the time) as well as examples of our Time and Effort documents evidencing how the District was tracking employee time and effort when salaries were funded by more than one source (we were not using any timesheet like document to track hours by payment source).<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Subsequent  to my e-mail, more than one treasurer indicated to me that, for those of us using NEOLA for policy services they were in the process of issuing a number of draft policies as part of the “EDGAR Collection”. We have now received those policies and have adopted them with minor “tweaks”. During the review, we were not asked for a Time and Effort Policy.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">With respect to the time and effort documentation issue, our District does make use of the semi-annual certification forms and to the extent we do have employees paid out of federal funds (including food service) none had more than one federal fund they were being paid from. I did receive a number of sample time and effort logs from our colleagues that I will use if it becomes necessary and can share them if requested by fellow treasurers.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">In summary, my concerns were somewhat premature. Between my office and the Special Ed. Director, we were able to provide almost all the information requested during the desk review phase and at the site visit by ODE we provided the balance. We received  “clean” monitoring review when all was said and done.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Thanks to all who responded to my request.<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Regards<u></u><u></u></p><p class="MsoNormal"><u></u> <u></u></p><p class="MsoNormal">Dan Telzrow – West Branch Local Treasurer<u></u><u></u></p></div></div></div><br></div>